Documentación financiera imprescindible
Cuentas anuales de los últimos 3-5 ejercicios, preferentemente auditadas o al menos firmadas por un auditor de cuentas. Si el negocio no está obligado a auditoría, unas cuentas elaboradas por un asesor fiscal externo añaden credibilidad. Acompáñalas de las declaraciones del Impuesto de Sociedades (modelo 200) presentadas ante la AEAT.
Prepara también un EBITDA normalizado acompañado de una explicación detallada de los ajustes realizados. Esta presentación es clave para que el comprador entienda cuál es la capacidad real de generación de caja del negocio.
Documentación fiscal y de cumplimiento
Certificado de la AEAT que acredite estar al corriente de todas las obligaciones tributarias. Certificado de la Seguridad Social al corriente de pago. Declaraciones de IVA (modelo 303) y retenciones (modelo 111, 115) de los últimos dos años. Si el negocio está sujeto a régimen especial, documentación acreditativa.
Documentación legal y societaria
Escritura de constitución y estatutos sociales actualizados. Nota simple reciente del Registro Mercantil. Libro de actas con las últimas resoluciones relevantes de la junta y el consejo. Relación de socios y porcentaje de participación actualizado. Cualquier pacto de socios vigente.
Contratos y acuerdos vigentes
Contratos con los principales clientes (anonimizados en la fase inicial, con nombre completo tras firma de NDA). Contratos con proveedores estratégicos. Contrato de arrendamiento del local o título de propiedad del inmueble. Contratos de trabajo de todos los empleados. Contratos de mantenimiento, software o servicios externos.
Documentación operativa
Organigrama actualizado con descripción de funciones. Manual de procesos o procedimientos operativos (si existe). Listado de activos con valoración aproximada. Inventario de existencias. Listado de clientes activos con facturación del último año. Relación de proveedores principales con condiciones comerciales.
Consejo final: el dossier de venta
Toda esta documentación debe organizarse en un data room virtual seguro al que los compradores puedan acceder de forma controlada tras firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA). Plataformas como NegociAX ofrecen funcionalidades de data room integradas para facilitar este proceso.